As fases de uma licitação: um guia completo para iniciantes

A licitação é um processo administrativo, formal e obrigatório, em que o Poder Público realiza a aquisição de bens, ou a contratação de serviços e obras.  É um procedimento para garantir a transparência e a igualdade nas contratações governamentais. Para realizar esse procedimento, é preciso cumprir diversas etapas, denominadas, fases de uma licitação. 

Neste artigo, vou abordar cada uma dessas etapas.

As fases de uma licitação, conforme a Lei n.º 14.133/2021

A principal norma vigente no país que estabelece as regras para realização de uma licitação é a Lei n.º 14.133/2021. É uma lei bem detalhista e didática. Ela define expressamente as fases de uma licitação em seu artigo 17:

Art. 17. O processo de licitação observará as seguintes fases, em sequência:

I – preparatória;

II – de divulgação do edital de licitação;

III – de apresentação de propostas e lances, quando for o caso;

IV – de julgamento;

V – de habilitação;

VI – recursal;

VII – de homologação.

Portanto, as fases de uma licitação são:

1. Preparatória;
2. Divulgação do Edital;
3. Propostas e Lances;
4. Julgamento;
5. Habilitação;
6. Recursos;
7. Homologação.

De forma alternativa, também é possível separar a licitação em duas grandes fases: a fase interna e a fase externa.

Basicamente, a fase interna compreende a fase preparatória da licitação, ou seja, é o conjunto de atividades realizadas pelo órgão ou entidade do Poder Público, visando tornar público o procedimento licitatório.

Por outro lado, a fase externa compreende as demais fases que iniciam pela divulgação do edital, até a homologação da licitação.

Em outras palavras, a fase interna é a fase 1 estabelecida no artigo 17 da Lei 14.133/2021, e a fase externa são as fases 2 a 7 do mesmo artigo. 

Dito isso, é preciso explicar cada uma dessas 7 fases.

Fase preparatória 

Essa é a fase mais importante. As demais fases da licitação e a execução do contrato (etapa posterior à licitação), são influenciadas fortemente pelo que foi estabelecido na fase preparatória.

Contratações públicas baseadas em uma fase preparatória deficiente, apressada e mal planejada, tendem a gerar graves problemas para o órgão licitante e, em última instância, para a sociedade em geral.

Durante a fase preparatória, são realizadas atividades fundamentais, como a especificação dos materiais ou serviços que serão contratados, a realização da pesquisa de preços, a seleção da modalidade de licitação e a elaboração do Edital e do Termo de Referência/Projeto Básico.

A especificação é o conjunto de características técnicas e objetivas consideradas essenciais no produto ou serviço que será contratado. É o que vai indicar aos fornecedores interessados o que se deseja contratar e em quais condições deve ocorrer o fornecimento/prestação.

Não é uma atividade fácil, porque não é a forma mais usual que eu e você realizamos contratações em nosso cotidiano particular. Já abordei esse ponto de vista e escrevi algumas dicas nesse texto.

A pesquisa de preços é o procedimento de seleção de preços compatíveis com o objeto da compra. Definido o que se quer adquirir ou contratar, é preciso definir o preço estimado da licitação. 

Eu acredito que ainda é a etapa da licitação mais sensível, já que uma pesquisa mal feita pode resultar em licitações fracassadas (ausência de fornecedores que atendiam aos critérios de seleção) ou, pior, em contratações com sobrepreço e superfaturadas.

Já vi diversos acórdãos do TCU que penalizam e multam agentes públicos responsáveis por uma pesquisa de preços mal feita.  

Para essa etapa, existem ferramentas muito úteis, como o novo módulo do Compras.gov para a pesquisa de preços. E também existem softwares privados, como o Banco de Preços.

A elaboração do Termo de Referência e do Edital é a materialização da fase preparatória. É onde estarão reunidas as principais informações necessárias à formação da proposta pelo fornecedor e a base das exigências e requisitos necessários para a entrega do bem ou prestação do serviço. 

Falando nisso, a Advocacia-Geral da União (AGU) lançou recentemente uma ferramenta automatizada para auxiliar os agentes públicos na elaboração do Edital. Vale conferir.  

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Fase de divulgação do edital

Essa fase começa, como diz o próprio nome, com a divulgação do edital e seus anexos. É quando se inicia a denominada fase externa, que já comentei anteriormente. Alguns agentes públicos chamam essa fase de “colocar na rua”.

Essa fase consiste basicamente da disponibilização do Edital no Diário Oficial, em jornal de grande circulação, em portais específicos de compras governamentais (o Compras.gov é o mais utilizado no país) e, como obrigação da nova lei, no Portal Nacional de Contratações Públicas.

Com o advento da Lei n.º 14.133/2021, a publicação no PNCP é etapa primordial da divulgação da licitação e da transparência do procedimento. 

A divulgação deve ser ampla, para garantir que o maior número de empresas interessadas tenham conhecimento da licitação. 

Fase de propostas e lances

Para um fornecedor participar de uma licitação, ele precisa apresentar sua proposta.

Uma proposta nada mais é que um documento assinado pelo representante da empresa que formaliza sua intenção de participar, e apresenta o produto, a marca, as condições, os preços, entre outros aspectos do produto a ser fornecido ou do serviço que será prestado.

O prazo de envio dessa proposta é, geralmente, o último dia da etapa de abertura de propostas, ou da fase de lances.

Uma empresa só pode participar da fase de lances se tiver apresentado sua proposta. 

Por sua vez, a fase de lances é a chamada etapa competitiva. Nessa etapa, ocorre o envio de lances por cada uma das empresas que participaram enviando sua proposta.

A fase de lances pode ocorrer por dois modos de disputa diferentes:

• Aberto: onde os licitantes apresentarão suas propostas por meio de lances públicos e sucessivos, crescentes ou decrescentes;
• Fechado: hipótese em que as propostas permanecerão em sigilo até a data e hora designadas para sua divulgação.

A disputa pelo modo aberto é o mais comum em pregões ou concorrências eletrônicas. 

Pessoalmente, eu considero que seja a etapa mais legal para os pregoeiros. Todavia, tem sido a parte mais automatizada do processo de seleção. Em que, atualmente, não se é exigida nem a “presença” online do fornecedor, que pode parametrizar seus lances. Da mesma forma, a disputa pode iniciar e finalizar sem a presença do pregoeiro.           

Fase de julgamento

Após a fase de lances, os sistemas responsáveis por operacionalizar as licitações eletrônicas, classificam as propostas pelo menor preço, ou seja, para cada item/lote licitado, o sistema lista os fornecedores inicialmente vencedores.

Entretanto, os fornecedores apenas serão realmente vencedores se tiverem sua proposta e seus documentos de habilitação aceitos pelo órgão licitante. É quando se inicia a fase de julgamento. 

É na fase de julgamento onde são analisadas as propostas do fornecedor melhor classificado (se a etapa de julgamento anteceder a fase da habilitação). Cabe ao pregoeiro ou agente de contratação julgar as propostas e os documentos apresentados pela empresa. 

Em síntese, a proposta é comparada com os requisitos do Termo de Referência, do Edital, e demais documentos da licitação. Caso atenda a todos os requisitos, o fornecedor tem sua proposta aceita.

Fase de habilitação

Segue para a fase de habilitação apenas a empresa que teve sua proposta analisada e aceita pelo pregoeiro/agente de contratação. Caso sua proposta tenha sido desclassificada, ela não precisa ter seus documentos analisados.

Essa ordem de fases – análise da proposta primeiro e só depois a habilitação – foi o que tornou o pregão tão popular.

De forma semelhante à etapa anterior, a fase de habilitação é aquela onde se analisa os documentos de habilitação apresentados pela empresa, e se ela apresentou todos os documentos exigidos no Edital e seus anexos. 

Na fase de habilitação são analisados os documentos que comprovam a habilitação da empresa nos seguintes aspectos:

• Jurídico;
• Técnico;
• Fiscal, social e trabalhista;
• Econômico-financeira. 

Exista uma polêmica sobre a entrega posterior de documentos, mas isso fica para outro artigo.

Fase recursal

A fase de recursos é o momento concedido aos fornecedores de questionarem qualquer ato cometido durante a fase de julgamento e a fase de habilitação.

Os questionamentos mais comuns dos fornecedores referem-se a:

1. Requisito técnico não atendido pela proposta do vencedor;
2. Decisão tomada pelo pregoeiro durante o certame;
3. Discordância quanto à desclassificação de sua proposta;
4. Documentos de habilitação apresentados em desconformidade pela empresa vencedora;
5. Discordância quanto à sua própria inabilitação.   

Alguns pregoeiros têm receio dessa fase. Sinceramente, não é o meu caso. Se algum fornecedor tem algum motivo para discordar de um determinado ato que cometi, eu prefiro que ele faça nesse momento.

Dessa forma, eu posso melhor explicar as razões do meu ato. Ou, se for o caso, decidir por reformar a minha decisão. Não tenho nenhum problema com isso. 

Se você é um pregoeiro, o mais importante nessa etapa é não tomar uma decisão apressada. Nem mesmo se a autoridade competente te pressionar. 

Decida com suas próprias razões. Pesquise e converse o máximo que puder. Respeite o prazo da lei – § 2º do art. 165. Sua resposta ao recurso é sua primeira linha de defesa.

Fase de homologação

A fase de homologação é de responsabilidade da autoridade competente, que muitas vezes é a autoridade superior do órgão licitante (Secretário, Superintendente, Diretor, Reitor, etc.).

Cabe a essa autoridade analisar os atos cometidos pelo pregoeiro/agente de contratação, e se ele aprova o procedimento realizado.

Existem decisões do Tribunal de Contas da União que já confirmaram que a autoridade não pode se eximir desse ato de conferência e aprovação. Não é um ato meramente burocrático, e sim uma etapa muito importante para a lisura do procedimento.

Se a autoridade vai delegar, mesmo que informalmente, a outra pessoa, é uma decisão dela. Mas ela não pode deixar de aprovar (ou não) os atos cometidos pelo pregoeiro.

Por fim, se a autoridade concordar com o procedimento realizado, ela realizará a homologação da licitação.  

Se você chegou até aqui, parabéns! Eu sei que foi um texto longo. Mas para cumprir o que diz no título – um guia completo – eu precisava realmente escrever um pouquinho de cada fase de uma licitação.         

Ainda que eu tenha apresentado cada uma delas nesse guia, apenas uma capacitação especializada poderia aprofundar cada um desses temas. Não deixe de entrar em contato e solicitar uma proposta de capacitação ajustada à sua demanda.

Ao participar, você estará apto a conduzir processos licitatórios com segurança jurídica, evitando riscos de impugnações e garantindo a transparência e a eficiência nas contratações. 

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Sucesso na sua licitação!