Eu criei minha conta no Todoist em 13 de outubro de 2017. Cheguei no Todoist após passar por outras ferramentas de organização, incluindo a clássica e tradicional Agenda (em papel mesmo). Também já tinha utilizado outras ferramentas digitais como o Google Agenda (que ainda uso), Trello e o Evernote. Depois que conheci o Todoist, decidi que ele seria meu principal gerenciador de tarefas.
É um aplicativo que uso todos os dias e, entre as tarefas e atividades que registro nele, estão os processos licitatórios que estou trabalhando. Fui construindo, ao longo dos anos, uma estrutura para acompanhar esses processos. E vou compartilhar com você.
Painel de acompanhamento
A base da minha estrutura é um painel de acompanhamento, com colunas que representam cada etapa do processo a partir do momento que ele chega para mim. Se você já usou o Trello, sabe do que estou falando.
Basicamente, são 13 colunas:
- Ordem de prioridade
- Análise do processo
- Enquadramento/Autorizações
- Edital/TR/Certificação
- Procuradoria
- Ajustes/Lançamento
- Publicado/Propostas
- Lances/Aceitação
- Habilitação
- Recurso
- Homologação
- Finalização
- Concluídos 2025
As 12 primeiras colunas são utilizadas para indicar apenas os processos em andamento. A última coluna é para reunir os processos concluídos. Cada processo é um “cartão” ou “tarefa” (enquanto o Trello utiliza a nomenclatura “cartão”, o Todoist denomina “tarefa”).
Cada tarefa é nomeada com a modalidade da contratação, seu número, o objeto e o número do processo, dessa forma: [modalidade] n. XX/2025 – Processo YYYY ([Objeto]). Com essa padronização, é só bater o olho na tarefa que já tenho suas principais informações. Em cada processo, vou registrando as sub-tarefas relacionadas a ele.
O importante é que à medida que aquele processo percorre as etapas da contratação, vou movendo aquela tarefa pelas colunas.
Descrevo a seguir a função de cada coluna, apesar de algumas delas serem autoexplicativas.
Colunas
Ordem de prioridade serve para indicar a ordem de prioridade de cada processo, de cima para baixo. Para mim, isso é essencial para indicar qual devo trabalhar primeiro, e sua preferência sobre os outros. Essa prioridade eu costumo definir com a minha chefia.
Análise do processo representa a primeira etapa, na qual realizo a análise da instrução processual e vejo se todos os documentos foram anexados. É onde verifico, por exemplo, se tem alguma irregularidade ou potencial restrição à competitividade naquele processo.
Enquadramento/Autorizações serve para indicar se o processo foi encaminhado para alguma autorização que faltou no processo.
Edital/TR/Certificação indica que o processo está na etapa de elaboração desses artefatos de planejamento, caso eles ainda não tenham sido feitos pela unidade técnica/requisitante.
Procuradoria indica que o processo já foi encaminhado para parecer jurídico.
Ajustes/Lançamento indica que o processo está em fase de ajustes e correções após emissão do Parecer Jurídico. E também em fase de lançamento nos sistemas adequados, como o Compras.gov.
Publicado/Propostas indica que o processo já foi publicado e está em fase de recebimento de propostas. Ou seja, foi iniciada a fase externa do processo licitatório.
Lances/Aceitação indica exatamente isso, que está na fase de aceitação. Antes eram colunas separadas, mas como a fase de lances de um pregão ocorre muito rapidamente, preferi juntar as duas etapas.
Habilitação e Recurso são autoexplicativos, cada uma a seu tempo. Se não houve intenção de recursos, o processo vai direto para homologação.
Homologação indica que o processo está com a autoridade competente, que na maioria das vezes homologa bem rapidamente.
Finalização refere-se a algum procedimento final que ainda precisa ser realizado, como anexar os documentos dos fornecedores ao processo, caso ainda não tenha sido feito. Ou seja, qualquer coisa que precise se feita, antes dele ser declarado concluído.
Concluído 2025 reúne todos os processo que finalizei no ano. Caso você não tenha reparado na imagem anterior, ao lado de cada coluna tem um número. Ele indica o número de processos que estão naquela etapa. Portanto, a última coluna indica todos os processos concluídos no ano.
Ela é ideal para um balanço de final de ano e também para mostrar o quanto nós trabalhamos, e às vezes nem percebemos. No início do ano seguinte, eu apenas crio uma nova coluna chamada “Concluído [ano]”, e mantenho a estrutura anterior.
Benefícios do Painel
O painel ajuda a mostrar, de uma forma visual e rápida, em qual etapa da contratação aquele processo se encontra. Assim, é possível visualizar se os processos estão acumulados em alguma etapa específica, por exemplo.
Quando um processo não depende de mim para dar prosseguimento, eu utilizo a tag/etiqueta Aguardando. Dessa forma, já consigo visualizar rapidamente qual dos processos demanda uma tarefa, ou se está aguardando alguma ação/decisão de terceiros.
Outra vantagem da utilização desse painel, no Todoist, é que ele está integrado às outras atividades profissionais e pessoais. Foi esse o principal motivo de ter feito a migração do Trello para o Todoist. Com isso, o acompanhamento dos processos, e as tarefas que realizo em cada um deles, aparecem quando abro o aplicativo – que já é uma aba fixa no meu navegador.
Um recurso interessante do Todoist é o gráfico de produtividade. Para cada projeto no Todoist é possível definir uma cor. E, assim, ao concluir uma tarefa ou sub-tarefa, ela é registrada no gráfico de produtividade, que tem uma visualização diária ou semanal. No meu caso, eu escolhi o vermelho para as tarefas profissionais. Veja na imagem acima meu gráfico de produtividade das últimas quatro semanas.
Existem diversas outras ferramentas que podem ajudar você em sua organização profissional e pessoal. Se você está precisando organizar seus processos de trabalho, espero que essa estrutura possa ser um ponto de partida.
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Até mais!
Após trabalhar em dezenas de processos de compras públicas, decidi compartilhar um pouco do que venho aprendendo sobre licitações e contratações públicas.
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